La transformación digital de las empresas ha avanzado a pasos agigantados en los últimos años, impulsada por la necesidad de optimizar procesos, mejorar la transparencia, reducir costes administrativos y adaptarse a nuevos marcos normativos.
En este contexto, la facturación electrónica está siendo una de las piezas clave para la modernización del tejido empresarial español: un estudio reciente de SERES ha revelado las cifras récord de uso de esta herramienta en el país, alcanzando los 460,3 millones de facturas electrónicas emitidas en 2023, lo que supone un aumento del 35% con respecto al año anterior y el mayor incremento desde 2017.
Sin embargo, en este proceso confluyen, hoy por hoy, distintas iniciativas y normativas que pueden generar confusión entre empresas y autónomos, como la implantación del sistema VeriFactu por parte de la Agencia Tributaria (AEAT) y la obligatoriedad de la factura electrónica recogida en la Ley Crea y Crece.
Aunque ambas iniciativas buscan fomentar la digitalización, presentan diferencias significativas en su alcance e implicaciones y cada una pone el foco en algo distinto: bien en reforzar el control fiscal o bien la lucha contra la morosidad comercial correspondientemente.
VeriFactu: un sistema voluntario de reporte y control fiscal
VeriFactu es un sistema desarrollado por la AEAT para garantizar la integridad, trazabilidad y accesibilidad de las facturas emitidas por empresarios y profesionales. Su función principal es reforzar el control fiscal y combatir el fraude, permitiendo que cada registro de factura emitida sea inalterable y remita a la AEAT en tiempo real, facilitando la supervisión de las transacciones.
Es importante subrayar que VeriFactu es un sistema opcional. Las empresas y autónomos pueden acogerse voluntariamente a él si desean facilitar la supervisión tributaria. No obstante, si bien el envío de facturas a la AEAT no es obligatorio, sí será necesario garantizar su integridad y accesibilidad para futuras auditorías o verificaciones.
Ley Crea y Crece: facturación electrónica obligatoria y punto de partida para la transformación digital entre empresas
Por otra parte, la Ley Crea y Crece sí establecerá la obligatoriedad del uso de la factura electrónica 'estructurada' en las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales nacionales, con el propósito de reducir la morosidad y mejorar la eficiencia en los pagos.
A diferencia de VeriFactu, que se centra en la supervisión tributaria, esta ley tiene un enfoque más amplio, dirigido a fomentar la digitalización de las empresas y garantizar que las operaciones comerciales sean más ágiles y seguras. Su aplicación será progresiva, afectando en primer lugar a aquellas empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, que deberán adaptarse en el plazo de un año desde la aprobación del desarrollo reglamentario de la norma. Las empresas con menor facturación tendrán un periodo de dos años para cumplir con la norma.
Más allá de su obligatoriedad, la Ley Crea y Crece representa un paso fundamental en la masificación digital de los procesos de compra y venta en las empresas. La adopción de la factura electrónica no solo optimiza la gestión administrativa, sino que facilita un canal profesional entre empresas que se extiende a todo el proceso de compras. Y se refleja en las ventas, con toda la información y datos que circulan entre ellas disponible en tiempo real.
Más allá de la factura, se intercambian pedidos, albaranes, contratos, documentos de homologación, RFIs… que sientan las bases para una automatización más amplia de la relación entre proveedores y clientes, mejorando la productividad y, por lo tanto, la competitividad de las empresas, y en este caso de las españolas.
Un reto con grandes beneficios
Ambas iniciativas representan un reto para muchas empresas, que deberán adaptar sus sistemas de facturación. Sin embargo, más allá de la obligación legal, la factura electrónica ofrece ventajas significativas: reduce los costes de impresión y almacenamiento, minimiza errores administrativos y mejora la gestión de pagos. También tiene un impacto positivo en el medio ambiente al eliminar el uso de papel y reducir la huella ecológica.
En 2023, según SERES, el uso de la factura electrónica en España ahorró más de 3.572 millones de euros en costes de gestión y evitó el uso de papel equivalente a 25.678 pinos, además de ahorrar tiempo equivalente a 985 años laborales. Se dice pronto.
Para todas las empresas que aún no hayan adoptado esta tecnología, el desafío es asegurar una transición ordenada y efectiva, proporcionando las herramientas necesarias para cumplir con la normativa sin generar una carga excesiva. La implementación de un sistema de facturación electrónica en las empresas es un proceso tecnológico complejo, con implicaciones legales y fiscales, entre otras, que requiere cambios en los procesos de cuentas por cobrar y pagar y en la relación con clientes y proveedores.
No obstante, más allá del cumplimiento legal, la digitalización de la facturación es una oportunidad para operar con mayor eficiencia, seguridad y sostenibilidad. En este contexto, contar con soluciones tecnológicas adecuadas y el acompañamiento de expertos será clave para que la facturación electrónica se convierta en una ventaja competitiva y no solo en una obligación.
Apúntate a nuestra newsletter y recibe en tu correo las últimas noticias sobre tecnología.
